Workflows für das 21. Jahrhundert – Freuen Sie sich auf das Ende manueller Datenhaltung

 

Seit dem Einzug der Computer in unsere Büros hat sich unsere Art zu arbeiten immer weiter verändert.

Besonders durch das Internet werden Daten immer häufiger in Datenbanken gespeichert – in Content-Management-Systemen. Aber auch Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme legen Informationen in Datenbanken ab. Wir zeigen, warum auch Drucksachen hiervon profitieren können.

Bei Internetseiten ist es in den meisten Fällen so: Schnittstellen – sogenannte APIs – stellen eine direkte Verbindung zwischen den Systemen her. So kann ein Web-Shop an die Warenwirtschaft angebunden sein – Bestellungen im Webshop werden dann direkt vom an das Warenwirtschaftssystem weitergereicht. Im Gegenzug erscheinen neue Produkte des Warenwirtschaftssystems auch sofort online auf der Shop-Website. Es besteht ein ständiger Austausch – ganz automatisch.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Es gibt nur eine zentrale Datenquelle, die unabhängig von den Designern und Programmierern die Website mit Inhalten füllt. Der Inhalt ist vom Ausgabemedien getrennt – man nennt das medienneutral. Übertragungsfehler durch manuelles „copy&paste“ der Daten können nicht vorkommen. Die Inhalte werden automatisch an der gewünschten Stelle ausgespielt. Die Prozesse und Workflows sind automatisiert, Reaktionszeiten werden reduziert – nur so können Unternehmen bei der hohen Geschwindigkeit im Internet mithalten.

Exakte Planung der Automatisierung unter Einbeziehung aller Beteiligten führt zu optimalen Lösungen.


Wie profitieren Druckprodukte von diesem digitalen Workflow?

Im Bereich der Druckprodukte ist Automatisierung noch sehr spärlich verbreitet. Daten werden größtenteils weiterhin mit hohem, manuellem Aufwand in die Layouts eingefügt. Ein Prozess der viel Zeit in Anspruch nimmt und dazu führt, dass Daten an vielen Stellen redundant vorliegen. Das heißt es muss sehr genau darauf geachtet werden, dass sämtliche Inhalte auf dem aktuellen Stand sind, bevor die Daten gedruckt werden.

Dabei werden die zugrunde liegenden Daten meist nicht nur in einem Druckprodukt benutzt. Die Output-Kanäle werden mit wachsender Digitalisierung immer vielseitiger. Druckprodukte wie Produktbroschüren, Kataloge, Verpackungen, Aufsteller und Werbemittel, aber auch digitale Produkte Apps und Websites enthalten die gleiche Inhalten und können dadurch auf den gleichen Daten basieren.

Zusätzliche werden immer mehrere Produkte benötigt, die das gleiche Layout haben aber unterschiedliche Inhalte benötigen. Eine Verpackung mit dem gleichen Produkt, in unterschiedlichen Sprachvarianten, zum Beispiel. Oder auch eine Verpackung die unterschiedlich bedruckt wird, da sich unterschiedliche Produktvarianten in ihr befinden.

 

Die Probleme klassischer, manueller Layouts

Bei vielen Elementen in einem Layout kann der Aufwand zur Erzeugung einer weiteren Variante sehr hoch sein. Dabei noch den Überblick zu behalten und darauf zu achten am Ende wirklich alle Daten ausgetauscht zu haben, erfordert viel Aufmerksamkeit der Mitarbeiter – ein Balance-Akt zwischen zügigem, effizienten Abarbeiten und dem Beachten der Fehlerfreiheit. Wird nicht genau darauf geachtet, kommt es meist zu kosten- und zeitaufwendigen Korrekturen, oder – im schlimmsten Fall – zu einem Fehldruck und dadurch zu einer Neuproduktion. Zusätzlich können nur Facharbeiter, wie Gestalter und Designer Änderungen und Korrekturen direkt in die Layoutprogramme einpflegen.

Machen Sie sich auf den Weg zum automatisierten Workflow.

Aus dem Content wird dann ohne Umwege automatisch ein gedrucktes Werk.


 

Die Lösung: Die Arbeitsweise des Internets mit Datenbanken auf Drucksachen übertragen

Moderne Layoutprogramme bieten dafür alle Voraussetzungen. InDesign bietet eine XML-Schnittstelle und das Programms kann über Skripte automatisiert werden. Alternativ erweitern PlugIns den Funktionsumfang und erlauben Programme direkt an die Content-Datenbanken anzubinden.

Als Alternative zum Erstellen von Layouts in Satzprogrammen wie InDesign stehen Webtechnologien in den Startlöchern, um den klassischen Programmen den Rang abzulaufen. XSL-FO zum Beispiel transformiert XML-Daten direkt in seitenbasierte Drucklayouts. Und auch HTML5 und CSS sind in der Lage mit Druckfarben umzugehen und seitenbasierte Layouts zu generieren.

Viele Wege also, um zu automatisieren Workflows zu gelangen. Da verliert man leicht den Überblick. Ein Grund weswegen heute noch nicht überall mit diesen Lösungen gearbeitet wird. Neben fehlenden Informationen über die aktuellen Lösungswege, scheitert die Einführung einer Automatisierung oft auch am hohen Initial-Aufwand.

Dabei wird außer Betracht gelassen, dass sich durch Automatisierung langfristig Zeit und Geld sparen lässt. Die Anfangsinvestition in die Automatisierung des Workflows kann zwar hoch ausfallen – durch Einsparungen an Arbeitszeit für Satz und Korrekturen und zusätzliche Kosten, wie z.B. für Fehldrucke amortisieren sich diese Ausgaben aber oft schon im ersten Jahr.

Spätestens wenn Kataloge in der zweiten oder dritten Ausgabe erscheinen, eine Vielzahl von Produkten umgesetzt werden sollen, oder Varianten in verschiedenen Sprachen erstellt werden müssen, werden höhere Kosten eingespart als in die Automatisierung investiert werden musste. Langfristig also immer eine sinnvolle Investition.

Wir können uns also auf die Zukunft freuen. Die Automatisierung nimmt uns wieder einmal lästige Fließband-Arbeitsabläufe ab. Für mehr Zeit und Geld für zusätzliche spannende Projekte. Mehr Zeit für aufwendigere Layouts an den Stellen, an denen es dann nicht automatisch geht. Für weniger Fehler und direktere Einbindung der Kunden in die Inhaltsentwicklung und Pflege. Es kommen spannende Zeiten auf uns zu.